Chame como quiser chamar, mas imagine poder sentar em frente a uma tela e olhar para um painel que demonstra de forma resumida todas as informações necessárias que você necessita para tomar qualquer decisão em sua empresa.

Sensacional, certo? O Dashboard é uma excelente e imprescindível ferramenta para uma gestão empresarial saudável.

A má notícia é: isso é quase impossível. Por que? 

Empresas são um conjunto de sistemas, e cada sistema gera um conjunto de informações que só fazem sentido quando detalhadas, e cada uma dessas informações interessam a um público determinado da organização.

Por exemplo: no operacional, geram-se relatórios de performance que mostram se o que está sendo entregue atende ao que foi contratado.

Ou se a produtividade da operação atende às metas da organização.

O setor financeiro por sua vez coleta as informações e as coloca num planejamento de fluxo de caixa para assegurar que haverá recursos nas datas de pagamentos de compromissos. 

O setor contábil recebe as informações financeiras e organiza na forma exigida pela legislação, para cálculo dos impostos e para a produção dos demonstrativos e relatórios exigidos por lei. 

De posse das informações consolidadas de todos os projetos e áreas da empresa, a diretoria as analisa para garantir que as metas globais da empresa sejam atingidas. Metas de crescimento, participação de mercado, margem operacional etc. 

E sobretudo se o desempenho da empresa atingiu as metas desejadas de retorno do capital investido.

Os atores juntos decidem sobre quais rotas de ajustes deverão ser implementadas para corrigir desempenhos abaixo do esperado ou para atender novas demandas dos sócios, a partir dessas mesmas informações, sempre com base no que os painéis de controle mostram. 

Quando falamos de empresas médias, pequenas ou micro, uma só pessoa, tem todos esses chapéus, e  quer,  e precisa ter um só dashboard – pode ser um gráfico – que mostre todas as informações.

Um dashboard é composto por vários quadros de informações. Esses quadros podem conter tabelas, gráficos ou textos. Um dashboard é útil se a partir da sua leitura for possível deduzir de forma clara e rápida o que deve ser feito para melhorar os resultados. 

Para isso, compartilhamos aqui algumas dicas:

Em primeiro lugar, a linguagem precisa ser clara para os leitores da informação. Por mais que seja tentador aos especialistas utilizarem linguagem técnica, essa não deve ser empregada para a leitura de um painel que será útil a todo o time.

A informação precisa ser facilmente decodificada pelo leitor da informação. É preciso se colocar claramente, por exemplo, a que período se refere, como é calculado determinado índice, a que projeto se refere, qual a fonte da informação etc. 

Outro ponto importante para a clareza da informação é a consistência da identidade visual, das cores e símbolos que se escolhe. Por exemplo, se a cor vermelha for aplicada para realçar um prejuízo, não poderá, em outro quadro, realçar um lucro. As cores de um gráfico devem ser contrastantes para não se confundirem entre si. Por exemplo, um gráfico em amarelo para valores orçados e em amarelo, um pouco mais claro, para valores realizados, pode confundir o leitor. 

A maioria dos gráficos utilizados são de linhas ou de barras. Existem muitos outros formatos que conseguem comunicar melhor as informações. Vale a pena pesquisar. 

Cada quadro deve trazer informações que sejam comparáveis. O resultado de uma empresa num período é diferente se for apresentado segundo o regime de caixa e outro se for apresentado no regime de competência, por exemplo. Juntar os dois num quadro só pode levar a conclusões erradas e a partir dessas conclusões erradas, serem tomadas decisões erradas. 

Reunir muitas informações num quadro apenas pode tornar o quadro confuso de leitura difícil ou simplesmente apresentar informações que não permitam uma dedução clara e imediata de que caminho tomar. 

Sendo assim, é melhor separar os quadros, para que as tomadas de decisão sejam facilitadas.

Uma informação isoladamente não pode ser qualificada como boa ou ruim.   Uma informação é boa ou ruim se ela atende aos objetivos da sua utilização. Por exemplo, se eu quero fazer uma análise de comportamento mensal de uma determinada informação, não posso partir de dados trimestrais. A informação trimestral não é boa para produzir informações sobre comportamento mensal. 

E mais, um dashboard pode ser uma boa ferramenta para apontar possíveis erros de lançamento da informação. Por exemplo, uma receita muito diferente da média histórica.  Se for observada essa “discrepância” vale a pena analisar o dado original para confirmar se não houve um erro na entrada da informação. 

De forma bem resumida:

1. Use quantos quadros forem necessários para se apresentar informações úteis para a tomada de decisão rápida. Não tente juntar várias informações num quadro apenas
2. Compare apenas o que for comparável. Lembre-se do ditado: laranjas com laranjas, maçãs com maçãs. 
3. Seja claro, explícito e contextualize as informações apresentadas. Não use linguagem hermética. 
4. Use recursos de grafismo a favor da compreensão da informação.

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