O ORÇAMENTO – DA ESTRATÉGIA À EXECUÇÃO

O sucesso da gestão empresarial inclui uma ferramenta fundamental: o orçamento.

Ele é a estrada entre os objetivos e as ações necessárias para alcançá-los.

É o Norte para ser seguido no dia a dia. 

Toda empresa, pequena, média ou grande deve elaborar orçamentos para orientar as suas atividades e permitir que a empresa consiga “enxergar “se está caminhando para o seus objetivos ou não.

Elaborar, acompanhar e revisar o orçamento está longe de ser simples ou trivial, até porque está presente em todos os aspectos da gestão empresarial.

Mas podemos afirmar sem restrições que aqui está o caminho do sucesso.

Andando nessa via garantimos os recursos financeiros para chegar lá, nos objetivos.

Como iniciar essa viagem?

Simples: comece pelos objetivos.

Podem ser os objetivos da empresa para uma jornada, de um ou mais anos.

Ou mesmo para as curtas viagens, como projetos.

E trate cada atividade da empresa como um projeto.

Existe sempre um objetivo a ser alcançado:  a entrega de determinada quantidade de produtos num prazo acordado com o cliente, ou a entrega de uma determinada obra, ou de um serviço de manutenção.

Ou numa campanha de marketing. Ou na produção de um filme. Ou na reforma do seu escritório.

Para cada um desses objetivos, seja qual for a dimensão, haverá um custo. Custos de pessoal, serviços contratados, material usado, impostos a serem pagos e, não menos relevante, o tempo dedicado a cada etapa. Sim, essa é uma importante linha do orçamento!

 E o que incluir no orçamento?

Para elaborar um orçamento de sucesso, liste todas as atividades da sua empresa ou do projeto, e todos os custos envolvidos, direta ou indiretamente.

Na pressão do dia a dia, é fácil esquecer algum custo.  Por isso, a empresa deve elaborar um modelo de orçamento para ser usado para cada situação: por exemplo um modelo para o orçamento anual da empresa, outro para cada área, outro para cada projeto etc. 

Estes modelos devem prever todas as hipóteses de despesas e receitas e cada projeto utilizará apenas as que forem aplicáveis.

Vai dar um certo trabalho e exigir dedicação, mas esses modelos guiarão a estratégia.

 Como dividir o resultado das receitas pelas várias contas do orçamento?

Vamos dar dois exemplos, um para o orçamento da empresa e outro para orçamento de projeto.

Começando pelo orçamento da empresa.

Se o objetivo da empresa for aumentar a receita no próximo ano, pense destinar mais recursos para as áreas de trade, marketing e comercial.

Por conseguinte, como os recursos são finitos, alguma área vai perder recurso.

Por exemplo, talvez o TI precise adiar a compra de novos equipamentos por um ou dois semestres.  Será mais relevante para alcançar o objetivo adquirir o licenciamento de um software para otimizar as áreas comercial e marketing.

Mas, se o objetivo for aumentar a margem, talvez seja necessário aumentar as verbas com treinamento, o que aumentará a produtividade, e como consequência  aumentar as margens.

Como se pode ver, orçar é um exercício de alocação de verbas de acordo com os seus objetivos.

No caso de projetos, se o objetivo for manter a margem prevista na proposta aprovada, será necessário aumentar a produtividade da equipe que irá trabalhar no projeto. Se o objetivo for terminar o projeto antes do prazo combinado, talvez seja necessário aumentar a equipe do projeto. E assim por diante.

Em resumo o orçamento é a estrada que une as ações operacionais aos objetivos, garantindo que cada área receba os recursos necessários para que a empresa alcance os seus objetivos. 

É possível prever custos futuros?

Todo orçamento tem uma dose de previsão, uns mais outros menos.

Todas as premissas devem ser devidamente registradas. Por exemplo, qual a taxa de inflação prevista para custos em geral? Qual a taxa considerada para reajustes salariais? Qual o índice considerado para reajuste das receitas?

Da mesma forma deve-se deixar registrados as quantidades consideradas para cada item da despesa. Por exemplo, quantidade de pessoal por função e respectivos salários.

Quantidades de equipamentos de TI, e assim por diante.

Essas anotações de quantidades, valores unitários, preços, taxas e índices de reajustes, vão facilitar fazer simulações e ajustes ao longo do período de vigência dos orçamentos. Basta mudar essas quantidades para que o orçamento seja automaticamente atualizado.

E quem deve participar da elaboração de um orçamento?

Todos os envolvidos. Se for o orçamento da empresa todas as áreas devem se organizar para participar. Se for um projeto, todos os participantes do projeto, incluindo terceiros. Se for um orçamento para um cliente, todas as áreas que participarão da entrega do produto ou serviço.

Quanto maior a participação, melhor será a qualidade do orçamento. É importante, no entanto, que haja uma liderança para coordenar os trabalhos das áreas envolvidas. Essa liderança vai garantir que os trabalhos sejam consistentes entre si e finalizados no prazo esperado.

Tipos de orçamento

 Orçamento incremental

A gestão pode partir do orçamento do ano anterior e adicionar ou subtrair percentuais em cada linha do orçamento. Este é o tipo mais comum, pela simplicidade. Ele se aplica bem a situações em que os direcionadores de custos não mudam de um ano para o outro. O lado não tão bom deste tipo de orçamento é que ele tende a manter ineficiências, porque os líderes não se sentem motivados a melhorar a produtividade a cada ano. É como repetir sem avaliar.

Orçamento baseado em atividades

Parte dos objetivos de faturamento e da margem da empresa, definidos pelos sócios ou conselho da empresa. É feito um levantamento de quais atividades terão que ser realizadas para atender os objetivos, e o custo de cada atividade.

A maior dificuldade deste método é o tempo consumido

Orçamento baseado na proposta de valor

Neste método cada linha do orçamento é avaliada para saber se ela gera valor para clientes, para a equipe ou para outros stakeholders (partes interessadas). E se o valor supera o custo. Se não superar, avaliar se há outras razões para justificar o custo em análise.

A maior dificuldade deste método também é o tempo consumido e a dificuldade que algumas empresas enfrentam para identificar o valor gerado por cada atividade.

Orçamento base zero

Neste método o orçamento de cada área e atividade é calculado do zero, sem considerar os números do ano anterior. Desta forma a cada ano se tem a oportunidade de verificar se cada custo é realmente necessário ou não.

Este método também requer muito tempo da equipe.

Beyond budgeting – Além do orçamento

Este é a “última tendência” em processos de orçamentação. Neste método o orçamento é reavaliado periodicamente, por exemplo trimestralmente, a partir da análise de indicadores de desempenho, com o objetivo de manter a empresa no melhor curso para atingir os seus objetivos. Esta é uma forma mais descentralizada de orçar e se adapta melhor às mudanças de contexto dos negócios.

Nos dias atuais em que o contexto de atuação de uma empresa muda numa grande velocidade esta é a maneira mais apropriada para lidar com esta velocidade de mudança de contexto.

Acompanhar a execução do orçamento é uma outra história que contaremos em breve.

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